إدارة المعلومات في مؤسسات التعليم العالي

ترجمة للدراسة بعنوان 

Information Management (IM) for Academic Staff Advancement Programme in Higher Institutions

المستخلص

تعتمد مؤسسات التعليم العالي اساساً على مفهوم التعليم المستمر وبحوث منظمة وهادفة لبرامج مبنية في اطار برنامج لتحسين العاملين بالمؤسسات الأكاديمية. طبيعة هذا البرنامج تستلزم جميع انواع المعلومات التي تحتاج الى ان تتحول الى معلومات مفيدة قبل نقلها او بثها لاستيعاب حاجات اصحاب المصلحة ولدعم العمليات المؤسسية التكاملية من خلال مجموعاتها، صلتها بالموضوع ، البث ، والاسترجاع. تكشف الدراسة عن الحاجة في مؤسسات الأكاديمية العليا ليكون لها نظام معلومات مناسب للحفاظ على السجلات المشتركة و المشاركة من مهني المعلومات من جميع مستويات الادارة ومصمصمة لتحوي المعرفة ومهارات في ادارة المعلومات التي من شأنها ان تحسن بشكل متوالي اجراءات اعمالهم ككل، لذلك فإن هذه الدراسة تكشف عن القضايا التي تتمحور داخل ادارة البرنامج الخاص بتحسين الموظفين الاكاديميين في مؤسسات التعليم العالي ومحاولة لتطوير الفهم كيف يمكن لنظام إدارة المعلومات أن قد يساعد في تحسين وتبسيط المهام.

مقدمة

مؤسسات التعليم العالي هي فريدة في وجودها، وتتطلب دراسات مناسبة لتطوير فهم استراتيجية المعلومات للمؤسسات. كونها مصنعة للمعلومات، وليس كل البيانات متوفرة للمؤسسات في شكلها الصحيح ، ولا تتوفر في وقتها الصحيح (جورج والملك، 1991). ونتيجة للنمو في تعقيد الأعمال التجارية ، اصبحت  تحتاج الى الحصول على معلومات أكثر وأكثر من مؤسسات التعليم العالي.

على نطاق أوسع، المعلومات في أي شكل من أشكالها الكثيرة تكمن في  قلب الأنشطة الأساسية للجامعة وتأخذ دوراً في دعم  العمليات التكاملية المؤسسية  من خلال مجموعاتها ، وصلتها بالموضوع ، والبث، والاسترجاع (ديفي، 1998). ومع ذلك، فإن  الثقافة في الجامعات وتطبيق استراتيجيات المعلومات توصف بانها  "فوضوية" وتفتقر إلى الوضوح أو الفهم.

وليس هناك استراتيجية واضحة بشأن كيفية الشروع في عمل نظام من شأنه أن يتناسب مع احتياجات المستخدمين للمعلومات . مؤسسات التعليم العالي تتجه الى الضغط  بقوة على التكنولوجيا  والعوامل المؤسسية (آلن ويلسون، 1997). هذه المشاكل تميل للظهور غالبا في معظم الجامعات "القديمة" التي تركز كثيرا على ذلك الاتجاه وكذلك المشتريات المدفوعة التي فشلت في تلبية احتياجات المستخدمين (كولين، etal، 2003). وقد نبه العديد من المؤلفين أن القوة الحقيقية لإدارة المعلومات تأتي من التكامل بين مختلف نظم عمليات الإدارة في نظام معلومات واحد وشامل (فارس والحرير، 1990) ولذلك، هناك حاجة لوضع المزيد من الاهتمام على كيفية تفاعل الناس مع المعلومات، وأهمية لفهم البيئة المؤسسية للمعلومات وطرق استخدام  الناس للمعلومات (دافنبورت، 1997).

إدراك حقيقة أن موظفين المؤسسات الأكاديمية العليا يُعتبرون الموارد الرئيسية التي تسهم بتأثير مهم نحو إنشاء هذه المؤسسات كمنظمات تعليمية، وهو جهد أو مسعى أساسي للمؤسسات لفهم البيئة التشغيلية التي تسهم قدما في التنفيذ الفعال لبرامج التحسين للموظفين الأكاديميين. هذا يستدعي بيئة داخلية تتكون سريان البيانات، وعمليات المعلومات ، والعمليات الفيزيائية وأي أنشطة ذات الصلة تدعم الأعمال التشغيلية اليومية للمؤسسة. وعلاوة على ذلك، على الرغم من الفهم نحو أهميتها والاحكام التي تدعم برامج التحسين الاكاديمية،ومؤسسات التعليم العالي بحاجة إلى مراجعة ومراقبة التقدم المحرز في هذا البرنامج بحيث يكون متوافقا مع مهمة تطوير القدرات البشرية.

طبيعة برنامج العاملين الاكاديميين يستلزم جميع أنواع المعلومات المستمدة من السياسات والإجراءات والأنشطة والأشخاص والتكنولوجيا. هذه المعلومات تحتاج إلى تغيير ، إضافة إلى او تبسيط أو لأغراض التسجيل وذلك لتحويلها إلى معلومات مفيدة قبل أن يتم نقلها أو بثها  هذا هو على وجه الخصوص عندما يستدعي فئة متنوعة من أصحاب المصلحة لطلبات مختلفة لأنواع من المعلومات ، بدرجات متفاوتة من التفاصيل والتعقيد ، ولأسباب مختلفة.  مهمة استحداث استراتيجية ونظم المعلومات لدعم هذه الاحتياجات ليس تحديا صغيراً. لا سيما عندما يستدعي الامر نفس مجموعة البيانات التي  تستخدم في وقت واحد كأساس للمعلوماتية والترويج.

مما لا شك فيه، مع عدم وجود نظام إدارة معلومات مناسب ، فإن المهمة في الحصول على واسترجاع،بث هذه المعلومات ستكون شاقة وصعبة للغاية والذي يمكن أن يقود إلى عمل ووقت اضافي خصوصا لتحديد أنواع المعلومات المطلوبة ولإعادة تنظيم المعلومات في مجموعات التي من شأنها أن تلائم الاحتياجات المتصلة  لأصحاب المصلحة. هذا هو بسبب أن معظم مؤسسات التعليم العالي لم تضع بعد برنامج تحسين عام للأكاديمييين واستراتيجية معلوماتية معا التي من شأنها أن توفر المبادئ التوجيهية المناسبة على الأهداف العامة ، القيم والاتجاهات التي من شأنها أن تسهل بدء ودعم إنشاء الرؤية والسياسات والإجراءات لإدارة المعلومات. على هذا النحو ، هذه العقبات خفضت  قدرات الإدارة والأعمال من حيث السرعة والمرونة واستجابة لطلب أصحاب المصلحة. ويمكن أن يؤدي إلى الانخفاض في المخزون والكفاءات ، وأداء موثوق التسليم ومهل زمنية تنافسية.

أدبيات البحث

بشكل عام، يعتبر برنامج تحسين الموظفين الأكاديميين مخطط فريد وخاص الذي يمكن ان يستفيد منه الاشخاص بشكل دون انقطاع الوقت خلال تنفيذ الدراسات والبحوث، والاهلية للحصول على تمويل كبير مشجع وتحقيق الاهداف عند الفرصة المناسبة للتعرف تحقيق على التدريب المناسب والواقع أو احتياجات التطوير المهني وتطوير  الامكانيات الكامنة عبر تطوير التفكير الذاتي والمناقشة والتخطيط للامام  في دراستهم وتفرغهم الأكاديمي.  مصطلحيين رئيسيين ينبغي أن نلاحظهم هما "الاجازة الدراسية" و "التفرغ الأكاديمي". المصطلح الأول يشير إلى جميع الأنشطة التي تتطلب لأغراض برامج التحسين الأكاديمي في حين أن الثاني هي واحدة نحو مزيد من البحوث.

جامعة أستراليا الغربية (2003) القت الضوء على الأغراض الهامة التالية للمنح الدراسة أو التفرغ الأكاديمي سواء منحت كامل الوقت او وقت جزئي :

1.    تعتبر ذات اهمية استراتيجية هامة لزيادة سمعة مؤسسات التعليم العالي وذلك من الأكاديميين الاشخاص من خلال دعم الموظفين لتحقيق  مجموعة من المساعي التي ينظر اليها على انها  وثيقة الصلة بدرجة كبيرة للجامعة وإلى الموظفين.

2.    تحقق التزام الجامعة لتطوير الموظفين والحفاظ على جودة عالية من الموظفين من خلال ابعادهم عن اعمال التدريس والاعمال الأخرى ا لمتعلقة بذلك والابحاث والاعمال العلمية التي تتطلب وقت متواصل.

3.    تمثل دعم كبير للموظفين للبحث عن تطوير أبحاثهم وتطوير مهاراتهم لاكتساب الخبرات او للدخول في فترة للقيام بالاعمال العملية المهنية لمواكبة التطورات الجديدة.

ما سبق يؤكد أن البرنامج هو واحد من أهم العناصر في مهنة التطوير الوظيفي للموظفين الأكاديميين. على هذا النحو، فمن المهم أن نلاحظ أن هذه الموارد المخصصة ذات قيمة للموظفيين الأكاديميين المختارين الذين يحصلون عليها، وإلى المؤسسات التي تدعم ماليا الدراسات والبحوث ؛ تتطلب بحاجة إلى أن تدار بكفاءة وطرق فعالة ممكنة

المنهجية وحدود الدراسة

وشمل هذا المشروع استخدام المنهج النوعي في الدراسة وكان واحدا من الأدوات المستخدمة لجمع البيانات الأساسية لهذا البحث المقابلة شبه المنظمة، الملاحظات ومراجعة السياسات، ومحاضر الاجتماعات والتقارير والتعاميم، والخطط والبريد الإلكتروني ، والروايات الشفوية والوثائق الأخرى ذات الصلة .

تصف هذه الدراسة محاولة لتقديم  قدر أكبر من الوضوح والتفهم للطرق التي يمكن أن تخدمها استراتيجيات المعلومات في مؤسسات التعليم العالي.  وينبغي أن يؤخذ في الاعتبار ، أن دراسة تركز حصرا على الأبحاث من أجل العمليات، وقضايا إدارة المعلومات، وعلى تطوير او انشاء برنامج للتحسين للموظفين الاكاديميين ولم تتطرق الدراسة الى برامج تطوير أخرى أو قضايا المرتبطة بالعوامل البشرية واستخدام المعلومات من جانب أصحاب المصلحة الخارجيين والتي قد تتطلب دراسات بحثية ومناقشات اخرى.

 النتائج

برنامج التحسين في اداء مؤسسات التعليم العالي وبتعاون جميع الاطراف التي تستلزم لعمله يوفر فوائد كبيرة على مستوى كل فرد من الموظفين ، في الاقسام ، في الكليات ، وعلى مستوى المؤسسة ككل. البيانات المجمعة والمعلومات المعالجة في جميع أنحاء برنامج الادارة ضرورية وجوهرية  للمؤسسات و يجب أن تقتنع المعلومات المشتركة احتياجات المؤسسة لتحقيق أهدافها الاستراتيجية.

قلب الدراسة هي القضايا والتحديات لعمل برنامج لتحسين الموظفين الأكاديميين في مؤسسات التعليم  العالي والحاجة الى منهجية في تدفق العمليات في داخل حدود اطار ادارة المعلومات.

الشكل (1): والمعنون " المراحل والعمليات لبرنامج التحسين بمؤسسات  التعليم العالي " ، بصفة عامة يتعلق بسبل تطوير المهنة وتقديم  المشورة اللازمة لتطوير الوظائف على نحو فعال. وعلاوة على ذلك، وهذا هو عملية ذات اتجاهين، حيث يمكن مناقشة وضع ا لموظفين الحالي وتطوره عبر الوقت، حتى يتمكنوا من المضي قدما نحو تحقيق أهدافها في إطار
بنية الجامعة . يتكون الشكل من 3 مراحل الأولى: تحليل الاحتياجات، الثانية: معالجة التطبيقات ، الثالثة:موافقات المنح الدراسة والتمويل، الرابعة:اتمام الدراسة.

الحاجة الى التعبئة او التغليف الفعال للمعلومات

يجب كتابة السياسات والاجراءات لبرنامج التحسين في مؤسسات التعليم العالي ومنها: تجميع المعلومات ، المعلومات التي توصف بأنها مهمة لحماية مصالح المؤسسة ، المعلومات التي بها التزامات قانونية.

تجميع هذه المعلومات ليس امرا سهلا وكذلك حزم الوثائق متعددة ويجب تدقيقها في كل مرحلة من التجميع وادخالها وتخزينها واسترجاعها والتي قد تتطلب تصحيحها وتعديلها ليمكن توثيقها وادخالها  على هيئة سجلات.

ومع ذلك فان الاخطاء عادة ماتحدث في اي مرحلة من المراحل مما يضطر المؤسسات الى اتخاذ قرارات خاطئة لأنها مضطره لذلك  وهنا دعت الحاجة الى تغليف المعلومات (Information Packaging)  التي من خلالها يستطيع مدير البرنامج في جميع المستويات من اتخاذ قرارات فاعلة.

مطالب للبث الفوري للمعلومات

دور المعلومات زاد بشكل درماتيكي لتلبية احتياجات المستفيدين بسبب التغير في طبيعة التعليم العالي والضغط على المؤسسات لارضاء حاجات المستفيدين المتنوعة. دور المعلومات مهم جدا وعنصر هام في تحقيق النجاح لأنشطة الاعمال التجارية التي تمكن المؤسسة من مواكبة التحديات من الحكومات ، الطلاب ، والمستفيدين.

برنامج تحسين الموظفين الأكاديميين يستلزم مجموعة من البيانات والتي تستخدم بشكل متكرر من طلبات المستفيدين مثل : الطلاب وعوائلهم ، الموظفين والمدرسين ، الحكومة ، اساليب  التمويل ، مراجعي الحسابات والمستشارين وغيرهم.

من المتوقع من المستخدمين لبرنامج تحسين الموظفين الأكاديميين أن يكون لديه قدرة واستجابة سريعة مستندين بشكل اساسي على المعلومات التي حصلوا من خلال خبراتهم لترشدهم  في اعمالهم . اي المعرفة الضمنية عادة ليست موجودة بشكل وثائق او مسجلة على وسائط ولكنها بشكا اساسي على فهم البرنامج وعلاقته بالسياسات والشروط الموجودة  .

المشكلة الرئيسية في مجال بث المعلومات تكمن في فهم حاجات المستخدمين والمستفيدين.

بث المعلومات يتجه الى ان يأخذ شكل مبعثر او متفرق ، ونشر المعلومات في الوقت المناسب يمكن تطويرة بالتركيز على مهارات :

1.    القدرة على ايجادة المعلومات التي توفي باحتياجاتنا.

2.    القدرة على اختيار الجزء الاساسي من المعلومات.

3.    القدرة على تحليل وتركيب  المعلومات المجمعة.

الحاجة الى التعرف على المعلومات ذات الصلة كمصدر مفيد لادارة  البيانات وبث المعلومات

الغرض من الحصول على المعلومات هو تلبية الاحتياجات منها.

من الضروري تحديد أي نوع من المعلومات الموجودة  مفيدة تمهيدا لوضعها مع بعض في شكل ادارة معلومات منظمة لبرنامج تحسين الموظفين الأكاديميين.

القصور في وجود سياسات شاملة للمعلومات:

بشكل اساسي لايوجد هناك خطط متكاملة ولا لعمليات التمويل لاستخدام وادارة نظام معلومات في مؤسسات التعليم العالي على وجه التحديد الخطط الاسترتيجية الموجودة حاليا ليست مترابطة مع بعض وخطط العمليات عموما ليست مرتبطه بالخطط الاسترتيجية.

بشكل عام يوجد مشاكل متعددة في نظام ادارة المعلومات للموراد البشرية. وتكشف الدراسة ان هذا النظام لم يشمل الحد الادنى من نظام المعلومات  للسياسات والمعايير والإجراءات والارشادات التوجيهية لضمان كفاءة وفعالية  الاستخدام  مع مصادر المعلومات.

الدراسة لاحظت ايضا ان الموارد البشرية لبرنامج التحسين للموظفين الاكادييمن تمثل عددا صغيراً.

لتضييق نطاق عملن فان الحاجة ملحة الى ادارة تحويل البيانات الى معلومات قد اهملت نظراً لن الفهم للاحتياجات يمكن ان تكون مضمنة في نظام ادارة الموارد البشرية .

ان ادارة البيانات التي تسهم في نجاح البرنامج يستوجب على مؤسسات التعليم العالي أن يكون لها نهج أكثر تحديداً في النظام.

سجل الموظفين هو الوحيد من بين المصادر الذي يمكن ان يوظف في مشاكل برنامج تحسين الموظفين الاكاديميين.

انشاء نظام داخل المؤسسة غالبا مايكون من خلال برامج حسابية.

نظام معلومات برنامج تحسين الموظفيين الاكاديميين يتسع ويتطور في الحجم ويتنوع ويزداد تعقيداً.

يجب ان تنشأ معايير لمراقبة الفكرية والوثائق وينبغى ان يكون ذلك وفق المعايير القياسية للبرامج التابعة.

مديري هذا البرنامج يمكن بشكل اساسي ان يقتصر عدم فهمهم في الاطار العام لادخال البيانات ولاكن لا يذهبون لقضايا ابعد من ذلك مثل : سهولة الوصول ، الامان .

يجب ان نلاحظ انه بالتعريف أن النظام هو اي مجموعة تنشأ مكونة من اجراءات وسياسات وارشادات توجه  الموظف لاتخاذ القرار المناسب.

 التوصيات

انشاء إدارة المعلومات وفق نظام منظم ليس فقط عملية إنشاء السجلات الإلكترونية أوشراء البرمجيات ، لكنه يمث نهجاً للتعامل مع البرنامج من خلال النظر في أساليب دعم المعلومات لعملية سير العمل ، والتقنيات لتحسين جودة المعلومات.

أهداف وغايات التنفيذ تعتمد على حاجات المستفيدين لذلك عملية إنشاء وتجميع المعلومات من شأنه أن يكون عملية سهلة للتعرف على البيانات ذات الصلة التي يتم تعبئتها في معلومات ذات معنى وقيمة وفقا للاحتياجات التي ظهرت في كل المراحل والأحداث.

لم يمكن واضحاً ان هناك اتفاق عالمي بأن استراتيجية المعلومات كان فكرة مفيدة وليس هناك اتفاق واضح بشأن ما ينبغي أن تدرج في استراتيجية المعلومات أو الى اين ستوصلنا.

مؤسسات التعليم العالي يجب عليها بشكل اساسي ان تقوم بتحويل عمل ادارة المعلومات واتخاذ القرارات بشكل متكامل مع العمليات الفيزيائية التي يؤدونها. يتطلب ذلك  فهم عميق للعمل، وخبراء لتأدية العمل وادوات معلومات والعمليات التي يستخدمونها.

الفهم لاستراتيجية نظام المعلومات هام واساسي لتوضيح الغموض بين تقنية المعلومات ونظم المعلومات وادارة المعلومات.

طبيعة البرنامج تتطلب التركيز من قبل استراتيجية المعلومات على ادارة المعلومات الداخلية.

تطوير أنظمة ادارة معلومات مهم جداً ليس فقط لأهمية اتخاذ القرارات الاستراتيجية ولكن لاستحداث أداة تزودنا بمعلومات ذات جودة جيدة التي يمكن ان تستخدم من الخبراء لتحديث معرفتهم الموجودة والاستفادة الكاملة من المعلومات ذات الصلة بالبيئة التنافسية.

ادركت مؤسسات التعليم العالي الحاجة الى خطط استراتيجية لتجميع وتخزين وبث مصادر معلوماتهم.

الاستنتاجات

لقد حان الوقت لمؤسسات التعليم العالي التركز على منهجية للتعامل مع برنامج تحسين الموظفين الاكاديميين.

الحقيقة التي يجب ان ندركها أنه من دون نظام ادارة معلومات مناسب مؤسسات التعليم العالي ستكون في موقف محرج للحصول والحفاظ على معلوماتهم  المشتركة.

نظام المعلومات يجب ان يستلزم جميع مستويات الادارة.

المؤسسات الماهرة في في الانشاء واكتساب وتنظيم ومشاركة المعرفة هي قادرة على تكييف اهدافها وسلوكها لتعكس بذلك معرفة جديدة.